Kuomet garsus vokiečių sociologas ir administravimo tyrinėtojas Maxas Weberis (Max Weber) XX a. pradžioje formulavo idealios biurokratijos principus – hierarchinę organizaciją, valdžios veikimą tiksliai apibrėžtoje srityje, veiklą pagrįstą rašytinėmis taisyklėmis, biurokratijos pareigūnų kvalifikacijos kėlimą – jis tikėjo, kad biurokratija yra efektyvus ir racionalus Vakarų visuomenės organizavimo būdas. Klasikinė Weberio biurokratija apima dvi, sąveikaujančias ir kartais viena kitai prieštaraujančias funkcijas. Viena vertus, centralizavimas ir formalizavimas verčia paklusti užsispyrusius ir neatsakingus subjektus (darbuotojus, pavaldinius, piliečius), kitaip sakant, tokiu būdu įgyvendinama drausmė. Kita vertus, formalios taisyklės, užtikrinančios vadovavimą ir paskirstančios atsakomybę, gali sumažinti fizinę ir psichologinę įtampą bei leisti subjektams efektyviau vykdyti savo uždavinius ir gauti geresnius veiklos rezultatus. Subjektai yra linkę paklusti tvarkai, kai jie suvokia, kad jos laikymasis yra geriausias būdas pasiekti tam tikrą tikslą.

Weberio biurokratija puikiai veikia daugelyje rutininės veiklos sričių. Chrestomatinis drausmės ir veiklos efektyvumo derinimo teigiamas pavyzdys yra kokybės valdymo sistemos prekių gamybos ir paslaugų teikimo srityje, kur jos užtikrina įmonių konkurencingumą ir vartotojų poreikių tenkinimą. Nepaisant drausmės sukeliamų nepatogumų, paprastai tokiais atvejais galutinis rezultatas kelia darbuotojų pasitenkinimą savo darbu ir motyvuoja juos dar geriau dirbti.

Tačiau daugelis biurokratijos tyrinėtojų pažymi, kad formalizavimas (organizacinė technologija, realizuojama tam tikru rašytinių taisyklių, procedūrų ir nurodymų mastu) neigiamai veikia inovacinę veiklą, kuriai būdingi nerutininiai uždaviniai. Formalizuotoje aplinkoje kūrybiniai darbuotojai patiria nepasitenkinimą darbo procesu ir praranda motyvaciją spręsti tokius uždavinius. Daugelis organizacijų tyrinėtojų pažymi, kad biurokratija yra netinkama organizacijos forma, kai susiduriama su inovacijomis, pokyčiais, aplinkos sudėtingumu. Šiomis sąlygomis biurokratinis formalizavimas pakerta darbuotojų atsidavimą darbui ir mažina darbo efektyvumą.

Formalizavimo grėsmę inovaciniams procesams Lietuvoje patvirtino apklausa „Mokslas ir biurokratija“, kuri buvo vykdoma kelių Vilniaus universiteto senato narių iniciatyva 2012 m. balandžio pabaigoje ir gegužės pradžioje (visi apklausos rezultatai pateikiami tinklalapyje).

Apklausoje dalyvavo 480 įvairaus amžiaus ir įvairių sričių mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros (MTTP) sferos darbuotojų, tarp jų 77% mokslo daktarų ir 15% doktorantų; apie du trečdaliai jų stažavo užsienyje (daugiausia – Vakarų Europoje ir Šiaurės Amerikoje). Pažymint, kad net 69 respondentai yra paskelbę virš 100 publikacijų tarpusavio recenzuojamoje mokslinėje spaudoje ir 115 jų turi išradybinės patirties, galima teigti, kad apklausoje dalyvavo ženkli dalis Lietuvos mokslo elito.

Apklausos klausimai daugiausiai lietė du Lietuvos mokslininkams skaudžiausius formalizavimo aspektus – MMTP projektų administravimo ir viešųjų pirkimų tvarką. 30% respondentų pažymėjo, kad esama projektų administravimo tvarka paralyžuoja kūrybinę veiklą ir pastebimai mažina darbo produktyvumą. Tuo tarpu net 77% apklaustųjų šitaip apibūdino viešųjų pirkimų tvarkos įtaką jų veiklai. Dar atitinkamai 48 ir 17 nuošimčių respondentų nors ir taikstosi su esama projektų administravimo ir viešųjų pirkimų tvarka, tačiau apibūdino ją kaip sunkinančią darbą. 40% apklaustųjų mano, kad esama projektų administravimo tvarka yra finansiškai neefektyvi (lemia mokslui skiriamų lėšų švaistymą). Šitaip manančių apie viešųjų pirkimų tvarką yra net 72%. 62 nuošimčiai respondentų nurodo, kad esama projektų administravimo tvarka sunkina arba žlugdo mūsų šalies mokslinę ir technologinę pažangą. Atitinkamai net 87 nuošimčiai pažymi, kad tokią žalą Lietuvos ateičiai daro viešųjų pirkimų tvarka. Panašiai galvojama apie projektų administravimo ir viešųjų pirkimų tvarkos įtaką Lietuvos konkurencingumui (atitinkamai 37% ir 63% apklaustųjų teigia, kad esama tvarka neleis mūsų šaliai išbristi iš atsilikimo; protai nutekės ir šalis sunyks). Šie šokiruojantys skaičiai rodo, kad Lietuvoje formalizavimas MTTP veiklos valdymo srityje yra visiškai neadekvatus keliamiems uždaviniams (skatinti inovacinius procesus, siekti mokslo pažangos ir didinanti šalies konkurencingumą), šioje srityje taikomi valdymo modeliai ir biurokratijos pareigūnų kompetencija yra netinkama.

Apklausa išryškino konkrečius destruktyvaus formalizavimo pavydžius. Projektų administravimo srityje Lietuvos MTTP sferos darbuotojai dažniausiai susiduria su tokiomis problemomis kaip smulkmeniškas išlaidų administravimas (84% respondentų), bereikalingų parašų rinkimas (72%), nepateisinama delsa (59%), perteklinis planavimas (51%), nekompetetingi ir tendencingi ekspertai (50%). Viešųjų pirkimų srityje – tai bereikalingų paraiškų, paaiškinimų ir kitų dokumentų pildymas (74%), nepateisinama delsa (69%), prekės ar paslaugos kainos padidėjimas (65%), abejotinos kokybės ir nekokybiškų prekių įsigijimas (64%), nereikalingi tarpininkai perkant prekes iš užsienio (61%), perteklinis planavimas (56%). Atsakomybė už netinkamą biurokratiją dažniausiai priskiriama Lietuvos įstatymų leidėjui ir Viešųjų pirkimų tarnybai. Nemažai kliuvo ir Finansų bei Švietimo ir mokslo ministerijoms, o taip pat – projektus finansuojančioms agentūroms.

Kaip turi elgtis valstybė ir paskira institucija mokslo, inovacijų, kitų kūrybinių ir nerutininių procesų administravimo srityje? Atsakymus jau seniai davė inovacijų vadybos principai, kurie yra plačiai taikomi technologijas kuriančiose įmonėse. Pirma, tai patikimų ir tinkamų inovacinei veiklai individų, kurių nereikia drausminti ir motyvuoti biurokratinėmis priemonėmis, parinkimas. Antra, specialų vadybinių ir finansinių veiklos sąlygų sudarymas tokių individų grupėms, susiduriančiomis su kūrybai, inovacijoms ir pokyčiams būdingu sudėtingumu, neapibrėžtumu ir rizika.

Apklaustieji MTTP sferos darbuotojai, kurių dauguma turi tarptautinę patirtį, masiškai pritarė daugeliui siūlomų projektų administravimo tvarkos paprastinimų, tokių kaip: administravimas neturėtų būti sudėtingesnis, nei Europos Bendrosios programos projektų (91%), projekto administracinės patikros metu projekto vadovui turėtų būti leidžiama taisyti su projekto turiniu nesusijusias klaidas (89%), formalūs suvaržymai turėtų būti mažinami, didinant projekto vadovo etinę atsakomybę (88%), projektų sąmatose turėtų būti numatytos netiesioginės išlaidoms kurios galėtų būti naudojamos institucijos nuožiūra, apibrėžiant tik netinkamas išlaidas (86%), projektų paraiškose neturėtų būti nurodomos konkrečios pagalbinių darbuotojų (ne mokslininkų ir doktorantų) pavardės (81%), valstybinių agentūrų, finansuojančių MTTP projektus, darbuotojai privalėtų turėti kvalifikaciją MTTP ir inovacijų vadybos srityje, o vadovai privalėtų būti stažavę užsienyje (73%), projekto sąmatos vykdymas neturėtų būti skirstomas ketvirčiais (72%) ir kt. Be to, paklausti apie ribas, kuriose projekto vadovas turėtų teisę laisvai keisti sąmatos eilučių sumas, respondentai vidutiniškai nurodė 25% dalį (įprasta tarptautinė praktika).

Pažymėtina, kad pasitikėjimas projekto vadovu yra vienas kertinių inovacijų vadybos principų. Mokslininkų, kuriems galima patikėti tiek viešąsias, tiek privačias lėšas, atrinkimo principai Vakaruose yra gerai žinomi – tai jų ankstesnės mokslinės ir inovacinės veiklos dalykinis įvertinimas (beje, šiam aspektui Lietuvoje jau kuris laikas skiriama nemažai dėmesio) ir etikos kontrolė. Dėmesys pastarajam aspektui mūsų šalyje, kur niekaip nepavyksta suformuoti Akademinės etikos ir procedūrų kontrolieriaus institucijos, o ir jos funkcijos yra Mokslo ir studijų įstatyme susiaurintos iki skundų nagrinėjimo, yra visiškai nepakankamas. Etikos kontrolės vaidmuo kūrybinės veiklos administravimo srityje turi būti kuo skubiau pakeltas iki reikiamo lygio, taip pat ir mokslo institucijų viduje, kad galima būtų sumažinti biurokratinio formalizavimo lygį. Tiesa, istorija žino pavyzdžių, kuomet svarūs moksliniai pasiekimai ir inovacijos buvo realizuotos remiantis jokio pasitikėjimo neturinčių mokslininkų pastangomis. Kiaušiagalviai „liaudies priešai“ buvo suvaromi už spygliuotos vielos į taip vadinamas „šaraškes“, kur jiems nereikėjo nei atlyginimų, nei viešųjų pirkimų, nei tarptautinių konferencijų, nei publikacijų tarpusavyje recenzuojamoje spaudoje. Tokiu būdu buvo užkariautas kosmosas ir pasiektas branduolinis paritetas. Tačiau ši „laimė“, kaip žinome, truko neilgai.

Apklausos respondentai buvo ypač radikaliai nusiteikę pokyčiams viešųjų pirkimų srityje. Beveik vieningai buvo pritarta tokiems siūlymas kaip: mokslinių konferencijų organizacinis mokestis neturėtų būti viešųjų pirkimų objektu (94%), mažos vertės prekes ir paslaugas projekto vadovas turėtų pirkti tiesiogiai, naudodamasis specialia banko kortele (93%), siūlymų atrankos kriterijumi turėtų būti ne kaina ar „ekonominis naudingumas“, o projekto vadovo laisva forma deklaruojamas didžiausias mokslinis ar technologinis efektyvumas (88%), Viešųjų pirkimų įstatymas turi būti papildytas specialiu skyriumi, reglamentuojančiu pirkimus, skirtus MTTP veiklai (87%) ir kt. Apklausos dalyviai taip pat nurodė MTTP tikslais įsigyjamų prekių ir paslaugų kainų ribas, kurioms viešųjų pirkimų tvarka neturėtų būti taikoma (bent 10 tūkst. Lt), kurios galėtų būti perkamos pagal paprastą komercinį pasiūlymą (vidutiniškai iki 40 tūkst. Lt) ir dėl kurių tiekėjo pasirinkimo sprendimus galėtų savarankiškai ir laisva forma motyvuodamas priimti projekto vadovas (vidutiniškai iki 50 tūkst. Lt).

Specifinės, minimaliu formalizavimo lygiu pasižyminčios veiklos sąlygos, kurias technologijas plėtojančios įmonėms sudaro savo viduje veikiančioms „inovacinėms celėms“ ir dukterinėms bendrovėms bei mokslo ir inovacijų administravimo srityje toli pažengusios valstybės – ir viešėjame sektoriuje dirbantiems mokslininkams, turi būti nedelsiant įdiegtos mūsų šalyje. Šiuo atveju turi būti realizuojami pamatiniai Weberio principai, teigiantys, kad biurokratija turėtų remtis žiniomis ir kad biurokratinė organizacija turėtų būti pranašesnė už bet kokio kito tipo organizaciją.

Valdininkai ir mokslo institucijų tarnautojai, dirbantys MTTP veikos administravimo ir audito srityje patys turi tapti Weberio biurokratijos subjektais. Viena vertus, jų nekompetentingas užsispyrimas ir atsakomybės stoka turi būti nuolat drausminama ir tramdoma, jų specifinė kompetencija šioje srityje turi būti nuolat keliama ir atestuojama. Kita vertus, tokių valdininkų ir tarnautojų veiklos efektyvumas turi būti vertinamas ne pagal buhalterinius rodiklius, o pagal galutinio rezultato – jų administruojamos ir audituojamos MTTP veikos – efektyvumą.

Apklausa atskleidė, kad Lietuvos mokslininkai yra nusiteikę kovai su netikusiu MTTP srities biurokratizavimu. 42% apklaustųjų pritaria tokai kovai, o dar 32% jų pasiryžę aktyviai kovoti. 65 nuošimčiai apklaustųjų pasirašytų po atitinkamais kreipimaisi į valdžios institucijas, 38 nuošimčiai – dalyvautų visuotiniame Lietuvos mokslininkų streike, o 31 nuošimtis – dalyvautų viešose akcijose. Kova su netikusia biurokratija – vienu destruktyviausių veiksnių mokslo ir technologijų plėtros srityje – turi būti tęsiama, kol realizuosime visas sąlygas mūsų šalies pažangai užtikrinti.